Maak je gebruik van Google Workspace en werk je in ‘Google Drive’ dan kan je bestanden eenvoudig delen, met wie je maar wilt. Heb je dat wel eens gedaan? Het delen van bestanden is handig als je iemand mee wilt laten lezen, als je samen in een document werkt en je allebei wijzigingen door wilt kunnen voeren of als je iemand een dubbelcheck wilt laten uitvoeren.
Het is heel eenvoudig. MacHelp legt jou graag uit hoe het werkt:
Stap 1:
Open het bestand dat je graag wilt delen.
Stap 2:
Klik op de blauwe button - DELEN - rechtsboven in het document.
Stap 3:
Je ziet onderstaand scherm verschijnen. Je staat er zelf als eigenaar vermeld. In de grijze balk daarboven kan je één of meerdere e-mailadressen toevoegen, van de personen met wie je jouw document wilt delen.
Stap 4:
Vervolgens selecteer je aan de rechterkant (bij het pijltje naar beneden) of de perso(o)n(en) met wie je het document deelt, het document mag ‘lezen’, mag ‘reageren’ of mag ‘bewerken’. Bij - bericht - kan je nog een bericht opstellen voor degene die het deelverzoek ontvangt. Dan moet uiteraard wel het vinkje mensen op de hoogte brengen - aangevinkt zijn.
Stap 5:
Heb je het venster om een document te delen openstaan dan zie je rechtsboven een tandwieltje. Als je daarop klikt kan je de - instellingen voor het delen met mensen - beheren. Je ziet daarna het volgende scherm met twee opties. Vink hier aan of bewerkers rechten mogen wijzigen en delen of niet. En of kijkers en reageerders het document ook mogen downloaden, printen of kopiëren.
Stap 6:
Heb je al deze stappen doorlopen dan is het tijd om op - verzenden - te klikken en jouw bestand te delen.
Extra tip:
Heb je het bestand gedeeld dan kan je eenvoudig een directe link van het document naar deze persoon sturen. Bij - Link ophalen - klik je op link kopiëren. De link kan je vervolgens mailen.
Je kunt ook hier kiezen wat degene met wie je de link deelt voor rechten heeft. Vink hier altijd - beperkt - of - je eigen naam/ bedrijf (hier: Leuk Geregeld) aan. Als je op - iedereen met de link - klikt dan is het document te openen voor iedereen die de link in ‘handen’ krijgt. Vind je het, bijvoorbeeld in jouw bedrijf of organisatie, niet fijn dat de optie - iedereen met de link - zichtbaar en toepasbaar is? Dan kan deze uitgezet worden in het adminconsole. Uiteraard kan de MacHelp servicedesk je hierbij ondersteunen.
Is het nog niet helemaal duidelijk? Neem gerust contact op voor support. We helpen graag! MacHelp is gespecialiseerd in alle mogelijkheden die Google Workspace biedt en helpt jou ook hiermee graag verder.
--- --- --- --- ---
Gedeelde documenten beheren
Vind je bovenstaande tip handig en deel je veel documenten? Dan ben je na een tijdje kwijt met wie je wat gedeeld hebt. Lees de volgende tip om jouw gedeelde bestanden te beheren:
Google Tip: Hoe beheer ik gedeelde documenten?
Heb je een bedrijf en deel jij of deelt jouw team bedrijfsmatig veel documenten? Dan is Tricent een handige tool waarmee je overzicht houdt over gedeelde documenten. Lees deze tip:
Google Tip: Hoe kan een bedrijf een grote hoeveelheid gedeelde bestanden beheren?